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Aperçu

La section Contacts de Callin.io est l’endroit où vous stockez, gérez et organisez toutes les personnes que vos agents IA peuvent contacter — y compris des clients, des leads ou même des utilisateurs internes pour des tests. Chaque entrée de cette section sert de point de référence pour de futures interactions, permettant à vos agents d’effectuer des appels personnalisés, automatisés ou directs en utilisant des données dynamiques. Les contacts jouent trois rôles essentiels dans l’écosystème Callin.io :
  • Appels directs : Permet de sélectionner une ou plusieurs personnes et de lancer immédiatement des appels avec n’importe quel agent IA.
  • Campagnes : Les contacts servent de données source pour des workflows d’outreach automatisés, permettant une communication de masse sans numérotation manuelle.
  • Variables dynamiques : Des informations comme le nom, l’e-mail ou l’heure d’un rendez-vous peuvent être insérées dynamiquement dans les prompts afin de personnaliser les conversations.
Lorsque l’agent IA s’exécute, `name and hour will automatically populate with each contact’s specific information. This mechanism allows Callin.io to deliver customized and natural-sounding conversations at scale.

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Avant de commencer

Avant de créer ou d’importer des contacts, il est important de comprendre comment ils s’intègrent à votre système global :
  • Les contacts sont stockés de manière centralisée et utilisés dans plusieurs outils comme Telephony → Contacts et Campaigns.
  • Chaque fiche contact contient au minimum un champ obligatoire — le Phone Number — qui sert d’identifiant unique pour les appels.
  • Vous pouvez enrichir les contacts avec des champs optionnels comme Name et Email, qui deviennent utilisables comme variables dans les prompts.
  • Les données de contacts importées sont validées automatiquement afin d’éviter les doublons et les erreurs de format.
Maintenir une liste de contacts propre et structurée garantit une exécution de campagne plus fluide, de meilleures analyses et des performances d’agent plus naturelles.

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Étapes

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1. Ouvrir la section Contacts

Pour commencer à gérer vos contacts, allez dans Telephony → Contacts depuis la barre latérale gauche. Vous trouverez un tableau dynamique qui répertorie vos contacts existants avec des colonnes pour :
  • Name — le nom complet de la personne.
  • Phone Number — doit inclure l’indicatif pays au format international.
  • Email — optionnel, mais utile pour la vérification ou l’automatisation de suivi.
Depuis cette vue, vous pouvez :
  • Ajouter de nouveaux contacts individuellement.
  • Importer une liste de contacts via un fichier CSV.
  • Modifier les informations d’un contact existant.
  • Supprimer les contacts sélectionnés.
  • Exporter votre liste pour une sauvegarde ou une migration de données.
L’interface prend en charge la gestion unitaire et les actions en masse, afin de traiter efficacement de grandes bases de données.

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2. Ajouter un contact manuellement

La création manuelle est utile pour tester ou ajouter un petit nombre de contacts.
  1. Cliquez sur + Add Contact.
  2. Renseignez les informations requises :
    • Name : Le nom de la personne (ex. Laura Perez).
    • Phone Number : Obligatoire. Utilisez le format international complet (ex. +15551234567).
    • Email : Optionnel mais recommandé pour un engagement multicanal.
  3. Cliquez sur Save Contact pour l’enregistrer.
Le contact nouvellement ajouté apparaîtra immédiatement dans votre tableau. Vous pouvez maintenant l’assigner à un agent ou l’inclure dans une campagne.

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3. Importer des contacts via un fichier CSV

Si vous devez importer plusieurs contacts à la fois, vous pouvez les importer avec un fichier CSV correctement formaté. Cette méthode est idéale pour de grands ensembles de données comme des listes de leads, des exports CRM ou des fichiers clients existants. Suivez ces étapes :
  1. Cliquez sur Upload CSV.
  2. Sélectionnez votre fichier sur votre appareil.
  3. Faites correspondre vos colonnes CSV avec les champs Callin.io :
    • Phone (required) — utilisé comme identifiant unique.
    • Name — permet aux agents de saluer les clients par leur nom.
    • Email (optional) — utile pour des messages personnalisés ou des suivis.
  4. Si vos numéros n’incluent pas le signe « + » ou l’indicatif pays, sélectionnez un default country dans la liste déroulante.
  5. Cliquez sur Continue pour prévisualiser le mappage et vérifier que les données respectent le format Callin.io.
  6. Une fois la validation terminée, cliquez sur Confirm pour finaliser l’import.
Astuce : Vous pouvez télécharger un sample CSV template depuis l’écran d’import. Cela vous aide à garantir que les en-têtes et le format correspondent aux exigences de Callin.io.
Validation et comportement à l’import :
  • Le système vérifie automatiquement les doublons sur la base du numéro de téléphone.
  • Les enregistrements sans numéro de téléphone valide sont ignorés.
  • Les erreurs sont affichées avec des numéros de ligne précis afin que vous puissiez corriger et réimporter facilement.
Cette validation garantit que vos données restent propres et cohérentes.

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4. Utiliser les contacts avec des agents

Votre liste de contacts est directement liée à vos agents IA, ce qui permet un outreach rapide et des tests en temps réel. En haut de la page Contacts, vous trouverez un menu déroulant Select Agent. Suivez ces étapes :
  1. Ouvrez Select Agent et choisissez quel agent IA doit passer les appels.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs contacts via les cases à cocher à côté de leurs noms.
  3. Cliquez sur Call Selected pour lancer les appels.
L’agent IA sélectionné commencera automatiquement à appeler chaque contact selon son prompt, son comportement et sa configuration vocale. C’est particulièrement utile pour :
  • Effectuer des appels de test rapides afin de valider des scripts.
  • Faire des suivis manuels avec des leads ou des clients.
  • Réaliser un outreach ciblé sans créer une campagne complète.
Vous pouvez également effectuer des suppressions en masse via l’option Delete Selected pour retirer des contacts obsolètes ou invalides. Le système demandera une confirmation avant toute suppression.

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5. Utiliser les contacts dans les campagnes

Chaque contact que vous créez ou importez dans Callin.io est immédiatement disponible dans Telephony → Campaigns. Vous pouvez regrouper et segmenter les contacts selon vos besoins, puis les assigner à des campagnes ou à des agents IA spécifiques. L’intégration des campagnes vous permet :
  • De construire des flows d’appels automatisés à partir de votre base de contacts.
  • De segmenter des listes par agent, location ou purpose.
  • D’automatiser des séquences d’outreach comme des rappels, des demandes de feedback ou de la qualification de leads.
  • De suivre des métriques d’engagement — par exemple, combien de contacts ont répondu ou pris rendez-vous.
Lorsque vous lancez une campagne, Callin.io référence vos données de contacts de manière dynamique. Ainsi, toute mise à jour dans la section Contacts (comme une correction de nom ou de numéro) sera automatiquement répercutée dans toutes les campagnes associées.

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Pourquoi c’est important

Centraliser vos contacts dans Callin.io crée une source de vérité unique pour toutes vos communications. Cela garantit que vos agents IA disposent toujours de données exactes et à jour pour personnaliser chaque appel. Avantages d’une bonne gestion des contacts :
  • Organisation : Regrouper tous les clients et leads dans une base structurée.
  • Automatisation : Lancer des campagnes sans réimporter les données de contacts.
  • Personnalisation : Utiliser des champs dynamiques pour des interactions humaines et pertinentes.
  • Scalabilité : Gérer des milliers d’enregistrements efficacement via actions en masse et imports CSV.
  • Intégrité des données : La validation intégrée empêche les doublons et les numéros mal formés.
Avec une base de contacts bien entretenue, vos agents atteignent plus vite les bonnes personnes, avec une meilleure précision, et produisent des résultats business mesurables.

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Dépannage

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Numéro de téléphone manquant

  • Cause : Chaque contact doit inclure un numéro valide avec un indicatif pays.
  • Solution : Vérifiez votre liste et mettez à jour les entrées incomplètes. Le système les signalera automatiquement lors de l’import.

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Échec de l’import CSV

  • Cause : La taille du fichier dépasse 10 Mo ou les colonnes ne correspondent pas aux en-têtes requis.
  • Solution : Réduisez la taille du fichier ou vérifiez que les colonnes sont correctement mappées (Phone, Name, Email). Enregistrez le fichier en UTF-8 pour éviter les erreurs.

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L’agent n’appelle pas

  • Cause : Aucun agent n’a été sélectionné avant de cliquer sur Call Selected.
  • Solution : Assurez-vous de choisir un agent IA dans la liste déroulante en haut de la page avant de lancer un appel.

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Contacts dupliqués après import

  • Cause : Le même numéro apparaît plusieurs fois dans votre CSV.
  • Solution : Utilisez la validation des doublons intégrée ou nettoyez vos données avant l’import.

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Note finale

Votre liste de contacts est la base de toute opération dans Callin.io. Une fois correctement configurée, elle permet à vos agents IA d’appeler de vraies personnes, de lancer des campagnes et de personnaliser chaque conversation de manière fluide. Considérez vos Contacts comme le cœur de votre workflow IA — chaque interaction, campagne ou prompt commence ici. Maintenir cette section à jour, validée et bien organisée garantit que vos agents communiquent toujours de façon pertinente, professionnelle et naturellement humaine.