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Guide vidéo

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Avant de commencer

Avant de cliquer partout, assurez-vous d’avoir l’essentiel pour que tout fonctionne du premier coup :
  • Un compte Callin avec l’autorisation d’accéder à Actions et de modifier les AI Agents (si vous ne les voyez pas, vérifiez Rôles et autorisations).
  • Un compte Google ayant accès au calendrier dans lequel les rendez-vous doivent être créés.
  • Les pop-ups autorisées dans votre navigateur (Google ouvre une fenêtre d’autorisation séparée).
  • Recommandation forte : confirmez le fuseau horaire de votre agent. Callin avertit à ce sujet car un décalage de fuseau horaire peut déplacer l’heure des rendez-vous (voir Fuseaux horaires).

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Étape 1 : Aller dans « Actions » et ouvrir Google Calendar

  1. Dans le menu de gauche de Callin, cliquez sur Actions.
  2. Vous verrez des cartes d’intégrations (Google Calendar, GoHighLevel, Zoho, etc.).
  3. Sur Google Calendar, cliquez sur Connect (ou ouvrez la carte et utilisez Connect Google Account).
Astuce : Si vous avez déjà connecté un compte mais que vous ne voyez pas de nouveaux calendriers, utilisez Sync pour actualiser ce à quoi Callin a accès.

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Étape 2 : Connecter votre compte Google (connexion + autorisations)

Callin vous redirigera via le flux d’autorisation de Google :
  1. Sélectionnez le compte Google que vous souhaitez connecter.
  2. Vous verrez un écran de confirmation du type « Vous vous reconnectez à Callin/AI Calls ». Cliquez sur Continue.
  3. Approuvez les autorisations demandées par Google afin que Callin puisse lire votre calendrier et créer des événements lorsque l’agent réserve.
Lorsque vous revenez dans Callin, vous devez voir votre compte Google connecté dans les paramètres Google Calendar. Avertissement : Si vous connectez le « mauvais » compte Google, cela peut donner l’impression qu’« aucun calendrier n’existe ». Ce n’est pas un bug : vous êtes simplement sur un autre compte. Déconnectez-vous et recommencez avec le bon compte.

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Étape 3 : Sélectionner le bon calendrier dans Callin

Dans Actions → Google Calendar, vous verrez :
  • À gauche : le compte connecté et les calendriers disponibles
  • À droite : les Event Templates
  1. Cliquez sur le calendrier dans lequel les réservations doivent être créées (par exemple : votre calendrier principal, ou un calendrier Sales dédié).
  2. Regardez le panneau de droite : c’est ici que vous créez les modèles que votre agent utilisera pour réserver.
Important : Callin prend en charge plusieurs modèles par calendrier, et vous pouvez attribuer des modèles de différents calendriers à différents agents (voir Modèles de réservation).

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Étape 4 : Créer votre premier « Event Template » (le modèle de rendez-vous)

Un template est le « moule » du rendez-vous : nom, description, durée, rappel et horaires de disponibilité.
  1. Dans Event Templates, cliquez sur Create Event Template.
  2. Un panneau latéral s’ouvre avec Name et Description (obligatoires).
Voici des exemples prêts à l’emploi que vous pouvez copier et adapter : Name :
Appel d’évaluation initial (15 min) Description :
Un court appel pour comprendre votre situation et recommander la prochaine étape.
Si vous devez reprogrammer, répondez à ce message et nous vous aiderons. Configurez les paramètres typiques :
  • Slot Duration : durée de chaque créneau (par ex. 30 minutes).
  • Reminder Minutes : délai avant l’envoi du rappel (par ex. 15).
  • Reminder Type : par exemple Email.
  • Allow Event Overlap : si les chevauchements sont autorisés (généralement « Non » pour éviter les doubles réservations).
Faites défiler jusqu’à Working Hours et définissez quand l’agent peut proposer des rendez-vous :
  • Cochez les jours disponibles (lun–ven, par exemple).
  • Définissez la plage horaire (par ex. 09:00–17:00).
  • Laissez les week-ends en Unavailable si vous ne prenez pas de rendez-vous.
  1. Cliquez sur Save.
Vous verrez maintenant le template listé avec un résumé (durée, rappel, etc.). Astuce pratique : Créez des templates séparés par type de rendez-vous (par ex. Démo 30 min, Support 15 min, Suivi 10 min). Ainsi, l’agent réserve toujours le bon format.

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Étape 5 : Attacher le template à un agent (Call Actions)

Vous allez maintenant activer la capacité de réservation sur un agent.
  1. Allez dans AI Agents.
  2. Ouvrez l’agent souhaité (cliquez sur le nom de l’agent ou modifiez-le).
  3. En haut, cliquez sur l’onglet Call Action.
  4. Activez Schedule Appointment on Google Calendar.
  5. Dès l’activation, Callin affiche une fenêtre de configuration où vous choisissez :
    • Le compte/calendrier connecté
    • L’Event Template (celui que vous venez de créer)
  6. Sélectionnez le bon template et enregistrez.
Si vous voulez des conseils sur la manière dont l’agent doit demander la date et l’heure de manière naturelle, consultez Prompts d’agent et Flux de conversation.

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Optionnel : configuration avancée

Une fois que les bases fonctionnent, ces options vous aident à évoluer proprement :
  • Plusieurs templates par calendrier : créez un template par type de rendez-vous et attribuez-les à différents agents (ou équipes).
  • Plusieurs calendriers : séparez Sales et Support et attachez chaque calendrier aux agents correspondants.
  • Synchroniser après changements : si vous avez créé de nouveaux calendriers dans Google ou modifié des accès, utilisez Sync dans la page Google Calendar de Callin.
  • Fuseaux horaires : si votre équipe opère dans plusieurs pays, alignez le fuseau horaire de l’agent avec celui du calendrier (voir Fuseaux horaires).

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Problèmes courants et solutions

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« Mes calendriers n’apparaissent pas »

Le plus souvent : vous avez connecté un autre compte Google ou des autorisations manquent. Déconnectez, reconnectez avec le bon compte, puis cliquez sur Sync.

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« J’ai créé un template mais il n’apparaît pas sur l’agent »

Assurez-vous de l’avoir créé sous le bon calendrier (panneau de gauche). Puis rouvrez la configuration Schedule Appointment de l’agent.

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« Les rendez-vous sont créés à la mauvaise heure »

Généralement un décalage de fuseau horaire entre l’agent et le calendrier. Corrigez le fuseau horaire de l’agent ou utilisez un calendrier avec le même fuseau horaire (voir Fuseaux horaires).

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« Google n’autorise pas / écran blanc »

Vérifiez les bloqueurs de pop-ups, les extensions de confidentialité, ou essayez une fenêtre de navigation privée.

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« Les réservations se chevauchent »

Vérifiez Allow Event Overlap dans le template et désactivez-le si vous ne voulez pas de doubles réservations.

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Conclusion motivante

C’est fait ! Votre Google Calendar est connecté, et votre agent peut désormais réserver des rendez-vous automatiquement — dans les horaires de travail, avec la bonne durée et les bons rappels. Ensuite, créez 2 à 3 templates par cas d’usage et attribuez-les aux agents afin que chaque appel se termine par une prochaine étape parfaitement planifiée.