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Overview

La sección Contacts en Callin.io es donde almacenas, gestionas y organizas a todas las personas a las que tus agentes de IA pueden llamar — incluyendo clientes, leads o incluso usuarios internos de prueba. Cada entrada en esta sección actúa como punto de referencia para interacciones futuras, permitiendo que tus agentes realicen llamadas personalizadas, automatizadas o directas usando datos dinámicos. Los contactos cumplen tres funciones esenciales en el ecosistema de Callin.io:
  • Llamadas directas: Te permite seleccionar a una o varias personas e iniciar llamadas inmediatamente con cualquier agente de IA.
  • Campañas: Los contactos sirven como datos fuente para flujos de outreach automatizados, permitiendo comunicación masiva sin marcar manualmente.
  • Variables dinámicas: Información como nombre, email o la hora de una cita puede insertarse dinámicamente en los prompts para personalizar conversaciones.
Cuando el agente de IA se ejecuta, name y hour se completarán automáticamente con la información específica de cada contacto. Este mecanismo permite a Callin.io ofrecer conversaciones personalizadas y naturales a escala.

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Antes de empezar

Antes de crear o importar contactos, es importante entender cómo se integran con tu sistema general:
  • Los contactos se almacenan de forma centralizada y se usan en varias herramientas como Telephony → Contacts y Campaigns.
  • Cada registro de contacto contiene al menos un campo obligatorio — el Phone Number — que actúa como identificador único para las llamadas.
  • Puedes enriquecer los contactos con campos opcionales como Name y Email, que pasan a estar disponibles como variables en los prompts.
  • Los datos importados de contactos se validan automáticamente para evitar duplicados y errores de formato.
Mantener una lista de contactos limpia y estructurada garantiza una ejecución de campañas más fluida, mejores analíticas y un rendimiento más natural del agente.

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Pasos

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1. Abrir la sección Contacts

Para empezar a gestionar tus contactos, ve a Telephony → Contacts desde la barra lateral izquierda. Encontrarás una tabla dinámica que lista tus contactos existentes con columnas para:
  • Name — el nombre completo de la persona.
  • Phone Number — debe incluir el prefijo del país en formato internacional.
  • Email — opcional, pero útil para verificación o automatizaciones de seguimiento.
Desde esta vista puedes:
  • Añadir nuevos contactos de forma individual.
  • Subir una lista de contactos mediante un archivo CSV.
  • Editar detalles de contactos existentes.
  • Eliminar contactos seleccionados.
  • Exportar tu lista de contactos para backup o migración de datos.
La interfaz soporta tanto la gestión individual como acciones masivas, permitiéndote manejar bases de datos grandes de forma eficiente.

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2. Añadir un contacto manualmente

La creación manual es útil para pruebas o para añadir un pequeño número de contactos.
  1. Haz clic en + Add Contact.
  2. Rellena los datos requeridos:
    • Name: el nombre de la persona (p. ej., Laura Perez).
    • Phone Number: obligatorio. Usa el formato internacional completo (p. ej., +15551234567).
    • Email: opcional, pero recomendado para engagement multicanal.
  3. Haz clic en Save Contact para guardarlo.
El contacto recién añadido aparecerá inmediatamente en la tabla. Ya puedes asignarlo a un agente o incluirlo en una campaña.

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3. Subir contactos con un archivo CSV

Si necesitas importar múltiples contactos a la vez, puedes subirlos usando un archivo CSV con el formato correcto. Este método es ideal para datasets grandes como listas de leads, exportaciones de CRM o registros de clientes existentes. Sigue estos pasos:
  1. Haz clic en Upload CSV.
  2. Elige tu archivo desde tu dispositivo.
  3. Mapea las columnas del CSV a los campos correspondientes de Callin.io:
    • Phone (required) — se usa como identificador único.
    • Name — asegura que los agentes puedan saludar a clientes por su nombre.
    • Email (optional) — útil para mensajes personalizados o seguimientos.
  4. Si tus números no incluyen el signo “+” o el prefijo del país, selecciona un default country en el desplegable.
  5. Haz clic en Continue para previsualizar el mapeo y verificar que los datos coinciden con el formato de Callin.io.
  6. Una vez validado, haz clic en Confirm para finalizar la importación.
Tip: Puedes descargar un sample CSV template desde la pantalla de subida. Esto ayuda a asegurar que los encabezados y el formato coincidan con los requisitos de Callin.io.
Validación y comportamiento de importación:
  • El sistema comprueba automáticamente duplicados basándose en el número de teléfono.
  • Los registros sin un número de teléfono válido se omiten.
  • Los errores se muestran con números de fila específicos para que puedas corregir y volver a subir fácilmente.
Esta validación asegura que tus datos de contactos se mantengan limpios y consistentes.

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4. Usar contactos con agentes

Tu lista de contactos está vinculada directamente a tus agentes de IA, permitiendo outreach rápido y pruebas en tiempo real. En la parte superior de la página de Contacts verás un desplegable Select Agent. Sigue estos pasos:
  1. Abre Select Agent y elige qué agente de IA debe hacer las llamadas.
  2. Selecciona uno o más contactos usando las casillas junto a sus nombres.
  3. Haz clic en Call Selected para empezar a llamar a esos contactos.
El agente seleccionado comenzará automáticamente a llamar a cada contacto según su prompt asignado, comportamiento y configuración de voz. Esto es especialmente útil para:
  • Hacer llamadas de prueba rápidas para validar scripts.
  • Hacer seguimientos manuales a leads o clientes.
  • Realizar outreach dirigido sin crear una campaña completa.
También puedes realizar bulk deletions usando la opción Delete Selected para eliminar contactos obsoletos o inválidos. El sistema pedirá confirmación antes de borrar datos.

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5. Usar contactos en campañas

Cada contacto que crees o importes en Callin.io estará disponible inmediatamente en Telephony → Campaigns. Puedes agrupar y segmentar contactos según tus necesidades, asignándolos a campañas específicas o a agentes de IA. La integración con campañas te permite:
  • Construir flujos de llamadas automatizados usando tu base de contactos.
  • Segmentar listas por agent, location o purpose.
  • Automatizar secuencias de outreach como recordatorios, solicitudes de feedback o calificación de leads.
  • Medir métricas de engagement — por ejemplo, cuántos contactos respondieron o reservaron una cita.
Cuando lanzas una campaña, Callin.io referencia tu data de contactos de forma dinámica. Esto significa que cualquier actualización en la sección de Contacts (como correcciones de nombre o número) se reflejará automáticamente en todas las campañas relacionadas.

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Por qué es importante

Tener tus contactos centralizados en Callin.io crea una única fuente de verdad para todas tus comunicaciones. Esto asegura que tus agentes de IA siempre tengan datos precisos y actualizados para personalizar cada llamada. Ventajas de una buena gestión de contactos:
  • Organización: Mantén clientes y leads en una base de datos estructurada.
  • Automatización: Lanza campañas sin volver a subir datos de contactos.
  • Personalización: Usa campos dinámicos para que las interacciones suenen humanas y relevantes.
  • Escalabilidad: Gestiona miles de registros de forma eficiente con acciones masivas e importaciones CSV.
  • Integridad de datos: La validación integrada evita duplicados y números mal formateados.
Cuando tu base de datos de contactos está bien mantenida, tus agentes llegan antes a las personas correctas, funcionan con mayor precisión y generan resultados de negocio medibles.

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Solución de problemas

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Falta el número de teléfono

  • Causa: Cada contacto debe incluir un número válido con prefijo de país.
  • Solución: Revisa tu lista y actualiza entradas incompletas. El sistema las marcará automáticamente durante la importación.

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Fallo al subir el CSV

  • Causa: El archivo supera 10 MB o las columnas no coinciden con los encabezados requeridos.
  • Solución: Reduce el tamaño del archivo o verifica que las columnas estén bien mapeadas (Phone, Name, Email). Guarda el archivo en codificación UTF-8 para evitar errores.

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El agente no llama

  • Causa: No se seleccionó ningún agente antes de hacer clic en Call Selected.
  • Solución: Asegúrate de elegir un agente de IA en el desplegable superior antes de iniciar una llamada.

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Contactos duplicados tras la importación

  • Causa: El mismo número aparece varias veces en tu CSV.
  • Solución: Usa la validación de duplicados integrada o limpia los datos antes de subirlos.

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Nota final

Tu lista de contactos es la base de toda operación en Callin.io. Una vez configurada correctamente, permite a tus agentes de IA llamar a personas reales, lanzar campañas y personalizar cada conversación sin fricción. Piensa en tus Contacts como el corazón de tu workflow de IA — cada interacción, campaña o prompt empieza aquí. Mantener esta sección actualizada, validada y organizada asegura que tus agentes siempre se comuniquen de forma relevante, profesional y natural.