Crear herramientas

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Visión general

Las herramientas (webhooks) permiten que tu agente de Callin se conecte con sistemas externos en tiempo real mientras conversa con un usuario. Dicho de forma simple: una herramienta es una acción automática que el agente ejecuta para preguntar o enviar información a otro sistema (por ejemplo, tu CRM) sin cortar la conversación. Con una herramienta, tu agente puede:

• Enviar datos que el usuario dicta durante la llamada (por ejemplo: nombre, email, teléfono, motivo).
• Consultar datos en un sistema externo (por ejemplo: estado, disponibilidad, verificación).
• Activar automatizaciones en plataformas externas (CRM, tickets, mensajería, flujos, etc.).

En Callin, el funcionamiento correcto siempre sigue este orden:

1. Crear la herramienta en la sección Tools.
2. Asignar la herramienta al agente en AI Agents.
3. Indicar en el campo Conversation Prompt cuándo debe ejecutarse y qué debe hacer el agente con el resultado.

Si falta cualquiera de estos 3 pasos, la herramienta no se ejecutará como esperas.

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Antes de empezar (conceptos en 60 segundos)

• Tool / Herramienta: conexión para que el agente pueda “hablar” con otro sistema (por ejemplo, un CRM).
• URL: la dirección a la que Callin envía la solicitud.
• GET: se usa para consultar información (“¿existe este contacto?”).
• POST: se usa para enviar información (“crea este lead con estos datos”).
• Body parameters: los datos que el agente enviará (email, teléfono, nombre, etc.).
• Required: campos obligatorios. Si falta uno, el resultado será incompleto o el flujo puede fallar.

Si tu usuario no es técnico, quédate con esta idea: la herramienta hace la conexión, y el Conversation Prompt decide cuándo se usa y con qué datos.

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Paso 1 — Crear una herramienta (webhook)

Para crear una herramienta en Callin:

1. Entra en Tools dentro del panel de Callin.
2. Haz clic en + Add Tool.
3. Completa los campos principales:

• Name
  Usa un nombre corto, claro y estable. Recomendación: verbo + objetivo.
  Ejemplos: consultar-contacto-crm, crear-lead-crm, enviar-enlace-registro.
• Description
  Explica para qué sirve y, sobre todo, cuándo debe usarse (en qué momento de la llamada).
  Ejemplo: “Consultar si el contacto existe en el CRM solo después de confirmar email y teléfono.”
• Method
  • Usa GET si vas a consultar información.
  • Usa POST si vas a enviar información (lo más habitual cuando el agente recopila datos y los envía).
• URL
  Pega la URL HTTPS de tu API o el webhook de tu plataforma externa.

Asegúrate de que la URL sea HTTPS y accesible públicamente. Si el endpoint no es accesible, la herramienta no funcionará.

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Configurar “Body parameters” (si usas POST)

Si tu herramienta envía información (POST), define exactamente qué datos enviará:

1. Ve a Body parameters.
2. Haz clic en Add property.
3. Configura cada campo:

• Type: el tipo de dato (texto, número, verdadero/falso, etc.).
• Identifier: el nombre exacto del campo que espera tu endpoint (por ejemplo: email, telefono, nombre_completo).
• Required: actívalo si el campo es obligatorio.
• Description: explica qué representa el campo y el formato esperado (por ejemplo: “Teléfono en formato internacional” o “Email válido”).

Recomendación práctica: si marcas un campo como Required, tu agente debe estar obligado (por instrucciones en el Conversation Prompt) a pedirlo y confirmarlo antes de ejecutar la herramienta. Si no, el webhook recibirá datos incompletos o el flujo fallará.

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Encabezados y autenticación (si aplica)

Si tu endpoint requiere autenticación (por ejemplo, un token o una clave), deberás configurarlo siguiendo los requisitos exactos de tu API (qué encabezados necesita y con qué valores).

4. Haz clic en Save para guardar la herramienta.

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Paso 2 — Asignar la herramienta a un agente

Crear la herramienta no es suficiente. Debes asignarla al agente:

1. Ve a AI Agents.
2. Selecciona el agente que vas a configurar.
3. En el editor del agente, baja a la sección Tools.
4. Haz clic en + Add Tool.
5. Selecciona la herramienta y guarda.

Comprobación rápida:
Si la herramienta aparece listada en el agente, está asignada correctamente. Si no aparece, el agente no podrá ejecutarla.

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Paso 3 — Indicar cómo usar la herramienta en “Conversation Prompt”

Este es el paso más importante. El agente solo ejecutará la herramienta si el Conversation Prompt le deja claro:

• Qué datos debe recopilar antes de ejecutarla (campos obligatorios).
• Cómo confirmar esos datos (para reducir errores).
• Cuándo debe ejecutarla (momento exacto de la llamada).
• Qué debe decir justo después de ejecutarla (incluyendo frases exactas si tu proceso lo requiere).
• Qué NO debe hacer (para evitar mezclar flujos o actuar demasiado pronto).

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Regla clave (para usuarios no técnicos)

Si tú no le dices al agente “cuándo” y “bajo qué condiciones” usar la herramienta, el agente puede:

• usarla demasiado pronto,
• usarla con datos incompletos,
• o no usarla nunca.

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Ejemplo 1 — Conectar con un CRM en tiempo real (consulta + creación)

Este ejemplo está pensado para un caso muy común: el agente habla con un usuario y, antes de continuar, comprueba en el CRM si ya existe. Si no existe, lo crea como lead y sigue la llamada.

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Herramientas usadas en este ejemplo

Herramienta 1: Consultar_Contacto_CRM
Objetivo: comprobar si el contacto ya existe en el CRM.
Cuándo se usa: justo después de confirmar email + teléfono.
Resultado esperado: “encontrado / no encontrado” y, si está encontrado, datos básicos (por ejemplo: nombre y estado). Herramienta 2: Crear_Lead_CRM
Objetivo: crear un lead si el contacto no existe.
Cuándo se usa: solo si la consulta anterior devuelve “no encontrado”.
Datos mínimos recomendados: nombre, email, teléfono, motivo.

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Condiciones para ejecutar las herramientas (muy importante)

• El agente no puede ejecutar ninguna herramienta hasta que:
  • el email esté confirmado (repetido y confirmado por el usuario),
  • y el teléfono esté confirmado (repetido y confirmado por el usuario).
• Si el usuario duda o corrige un dato, el agente debe actualizarlo y volver a confirmarlo antes de continuar.

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Qué escribir en el Conversation Prompt (texto inventado y fácil de adaptar)

Objetivo del flujo:\

1. Recoger datos básicos → 2) Confirmarlos → 3) Consultar CRM → 4) Si no existe, crear lead → 5) Continuar con la conversación.

Instrucciones claras para el agente (ejemplo):

• Durante la llamada, recopila y confirma estos datos:
  • Nombre y apellido
  • Email
  • Teléfono
  • Motivo (una frase corta)
• Para confirmar:
  • Repite el email y pregunta: “¿Es correcto?”
  • Repite el teléfono y pregunta: “¿Es correcto?”
• Solo cuando email y teléfono estén confirmados:
  • Ejecuta Consultar_Contacto_CRM.
• Si el resultado indica que el contacto existe:
  • Dile al usuario: “Perfecto, ya veo tu ficha registrada. Vamos a continuar.”
  • No inventes detalles. Si el estado viene en el resultado, puedes mencionarlo de forma neutral.
• Si el resultado indica que el contacto no existe:
  • Dile al usuario: “Perfecto, no te encuentro todavía. Te registro ahora y seguimos.”
  • Ejecuta Crear_Lead_CRM con los datos confirmados.
  • Después de crear, confirma: “Listo, ya estás registrado. Continuemos con el siguiente paso.”
• Si la herramienta falla o no devuelve respuesta:
  • No digas información técnica.
  • Di: “No he podido comprobarlo ahora mismo. Vamos a continuar, y si hace falta lo revisamos al final.”
  • No repitas herramientas en bucle.

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Cómo se vería en una llamada (ejemplo de conversación)

Agente: “Perfecto. Para ayudarte, necesito unos datos rápidos. ¿Cuál es tu nombre y apellido?”
Usuario: “Laura Martín.”
Agente: “Gracias, Laura. ¿Cuál es tu email?”
Usuario: “laura.martin@ejemplo.com”
Agente: “Perfecto. He entendido: laura punto martin arroba ejemplo punto com. ¿Es correcto?”
Usuario: “Sí.”
Agente: “Genial. ¿Cuál es tu teléfono?”
Usuario: “Seis seis cinco, uno dos tres, cuatro cinco seis.”
Agente: “Perfecto. Confirmo el teléfono: 665 123 456. ¿Es correcto?”
Usuario: “Sí.”
Agente: “Gracias. Un último dato: en una frase, ¿cuál es el motivo de tu llamada?”
Usuario: “Quiero información sobre los planes.”
Agente: “Perfecto. Voy a comprobar si ya estás registrada y seguimos.” (El agente ejecuta Consultar_Contacto_CRM)

• Si existe:
  Agente: “Perfecto, ya veo tu ficha registrada. Vamos a continuar con la información sobre planes.”
• Si no existe:
  Agente: “Perfecto, no te encuentro todavía. Te registro ahora y seguimos.”

(El agente ejecuta Crear_Lead_CRM) Agente: “Listo, ya estás registrada. Ahora sí, vamos con la información sobre planes.”

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Reglas de seguridad del flujo (para evitar errores)

• No ejecutes herramientas con datos sin confirmar.
• No inventes resultados del CRM: solo usa lo que llegue como respuesta.
• No repitas la herramienta varias veces si falla: continúa y ofrece revisarlo después.
• No mezcles flujos: primero CRM (verificar/crear) y luego el resto del proceso.

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Ejemplo 2 — Enviar enlaces en el momento correcto (durante la llamada y al final)

A continuación tienes un ejemplo completo (inventado) con dos herramientas: un enlace principal durante la llamada y un enlace de acceso al final. Herramienta 1: Enviar_Enlace_Registro (Enlace A)
Objetivo: enviar el enlace principal donde el usuario completa todo el proceso principal.
Cuándo se usa: durante la llamada, solo cuando el usuario confirma que quiere continuar y el email + teléfono están confirmados. Enlace A completa (dentro del propio enlace):

1. Registro inicial (datos obligatorios)
2. Verificación/confirmación de información
3. Selección de plan u opción
4. Configuración de pago (si aplica)
5. Aceptación de términos o firma (si aplica)
6. Carga de documentación (si aplica)
7. Confirmación final

Condiciones para ejecutar “Enviar_Enlace_Registro”:

• El usuario dice claramente que quiere continuar.
• El email está confirmado (repetido y confirmado por el usuario).
• El teléfono está confirmado (repetido y confirmado por el usuario).

Frase exacta después de enviar Enlace A (ejemplo inventado):

“Abre el enlace que te acabamos de enviar y baja hasta la sección ‘Registro inicial’. Completa tus datos y dime cuando estés listo para continuar.”

Reglas durante la llamada (muy importante):

• No le pidas al usuario que salga del Enlace A para hacer pasos en otro sitio durante la llamada.
• No le pidas iniciar sesión en un portal separado mientras está completando el proceso principal.
• Guía al usuario paso a paso, siempre en el punto en el que se encuentre.

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Herramienta 2: Enviar_Enlace_Portal (Enlace B)
Objetivo: enviar el enlace de acceso al portal seguro para revisar el progreso más tarde.
Cuándo se usa: únicamente al final de la llamada. Frases exactas después de enviar Enlace B (ejemplo inventado):

“Aquí tienes el enlace para entrar a tu portal seguro.”
“También te enviamos correos con tus datos de acceso.”
“Si no los encuentras, usa el buscador del email y escribe el nombre de nuestra empresa para localizarlos.”

Cierre final (ejemplo inventado):

“Gracias por tu tiempo. Si necesitas ayuda con cualquier paso, estamos disponibles para asistirte.”

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Paso 4 — Probar la herramienta antes de usarla en producción

Antes de usar la herramienta con clientes, valida que:

• La petición se ejecuta correctamente.
• Los campos llegan con el nombre esperado (Identifier).
• Los campos obligatorios (Required) están siempre presentes.
• El endpoint responde de forma rápida y consistente.

Una buena práctica es probar el webhook con una URL de inspección temporal (para ver qué llega) y luego con tu endpoint real.

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Checklist rápida (30 segundos)

• La herramienta está creada y guardada en Tools.
• La herramienta está asignada al agente en AI Agents > tu agente > Tools.
• El Conversation Prompt indica claramente:
  • qué datos pedir,
  • cómo confirmarlos,
  • cuándo ejecutar la herramienta,
  • y qué decir justo después.

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Errores comunes y cómo solucionarlos

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Consejo final

Para conseguir un resultado estable:

• Empieza con una herramienta simple.
• Define pocos campos obligatorios al inicio.
• En el Conversation Prompt, sé explícito con:
  • condiciones de ejecución,
  • orden del flujo,
  • frases exactas (si aplican),
  • y prohibiciones (qué no debe hacer el agente).