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Überblick

Anrufweiterleitungen ermöglichen es deinem KI-Assistenten, eingehende Anrufe nahtlos an die richtige Abteilung, das passende Team oder eine externe Nummer umzuleiten — ohne aufzulegen oder Verzögerungen zu verursachen. Diese Funktion sorgt für ein professionelles Kundenerlebnis und hilft deiner Organisation, Anrufe effizient zu verwalten. Du führst dieses Setup in zwei Hauptschritten durch: Du erstellst eine Transfer-Konfiguration und verknüpfst sie mit deinem KI-Agenten.

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Schritt 1: Eine Transfer-Konfiguration erstellen

  1. Die Seite „Call Transfer“ öffnen
    Öffne in deinem Callin.io-Dashboard das linke Menü und wähle Call Transfer.
    • Wenn du das zum ersten Mal einrichtest, siehst du eine Meldung: „No Call Transfer Configurations found.“
    • Klicke auf + Create Configuration, um zu beginnen.
  2. Den Bereich „Basic Information“ ausfüllen
    Dieser Bereich hilft dabei, deine Weiterleitungsregeln zu identifizieren und zu organisieren.
    • Title: Der interne Name für diese Konfiguration (zum Beispiel Sales LATAM oder Support Team).
    • Department: Das Team oder die Gruppe, die für die übernommenen Anrufe zuständig ist.
    Beide Felder sind erforderlich. Wenn sie leer bleiben, erscheint ein roter Hinweis (z. B. „Title is required!“), der zur Eingabe auffordert.
  3. Transfer-Details hinzufügen
    Lege fest, wohin der Anruf umgeleitet werden soll und was während des Weiterleitungsprozesses passiert.
    • Klicke auf + Add und fülle diese Felder aus:
      • Agent Name: Dieses Feld ist standardmäßig vorausgefüllt und identifiziert den aktuellen KI-Agenten.
      • Transfer Phone Number: Die Telefonnummer, an die Anrufe weitergeleitet werden (zum Beispiel +44 700123456).
      • Transfer Message: Die kurze Nachricht, die dein KI-Agent vor der Weiterleitung sagt (zum Beispiel „Ich verbinde Sie kurz mit unserer Vertriebsabteilung, einen Moment bitte.“).
    Klicke auf Save, sobald du alle Felder ausgefüllt hast. Die Konfiguration erscheint anschließend in deiner Call Transfer-Liste.

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Schritt 2: Anrufweiterleitung für einen KI-Agenten aktivieren

Sobald die Konfiguration bereit ist, kannst du sie für jeden deiner KI-Agenten aktivieren.
  1. Gehe im Hauptmenü zu AI Agents.
  2. Wähle den Agenten aus, für den du Anrufweiterleitungen aktivieren möchtest.
  3. Öffne den Tab Call Action in den Agenten-Einstellungen.
  4. Suche die Option Transfer Call und aktiviere sie. Der Schalter wird blau, um die Aktivierung anzuzeigen.
  5. Klicke auf das ⚙️ Zahnrad-Symbol neben dem Schalter. Dadurch öffnet sich ein Konfigurationspanel mit allen verfügbaren Weiterleitungs-Setups.
  6. Wähle die Konfiguration aus, die du gerade erstellt hast (zum Beispiel Sales LATAM). Nach der Auswahl wird sie in grünem Text als Selected angezeigt.
Dieser Prozess verknüpft die Konfiguration mit deinem Agenten und bereitet sie für Live-Anrufe vor.

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Schritt 3: Setup speichern und testen

Nachdem du die Weiterleitungsregel zugewiesen hast, scrolle in die rechte untere Ecke der Agenten-Seite und klicke auf Save. Wenn eine Meldung erscheint wie „You have unsaved changes,“ wurde die Konfiguration noch nicht gespeichert — klicke erneut auf Save, um zu bestätigen. Sobald gespeichert, kann dein KI-Agent erkennen, wann ein Anruf umgeleitet werden soll, und die Weiterleitung in Echtzeit automatisch durchführen.

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Deine Konfiguration testen

Um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert:
  • Gehe zu deinem KI-Agentenprofil.
  • Nutze die Funktion Test Call, um einen eingehenden Anruf zu simulieren.
  • Löse ein Weiterleitungs-Szenario aus (zum Beispiel: Der Kunde möchte mit dem Vertrieb sprechen), um zu prüfen, ob die richtige Nummer und Nachricht verwendet werden.

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Tipps & Best Practices

  • Erstelle separate Konfigurationen pro Abteilung.
    Beispiel: Sales, Support, Billing und Customer Success. Weise jede Konfiguration dem entsprechenden KI-Agenten zu.
  • Verwende klare, konsistente Namen.
    So kannst du Konfigurationen schnell identifizieren, wenn du mehrere Agenten verwaltest.
  • Halte Transfer-Nachrichten kurz und professionell.
    Beispiel: „Ich verbinde Sie jetzt mit unserem Support-Team.“ Vermeide lange oder repetitive Formulierungen.
  • Aktualisiere oder lösche Konfigurationen jederzeit.
    Du kannst sie unter Call Transfer anpassen. Änderungen greifen, sobald die zugehörigen Agenten erneut gespeichert werden.

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Fehlerbehebung

Problem: Kein Zahnrad-Symbol neben „Transfer Call“
Ursache: Es existieren noch keine Transfer-Konfigurationen.
Lösung: Erstelle zuerst eine Konfiguration unter Call Transfer. Problem: Änderungen werden nicht gespeichert
Ursache: Pflichtfelder sind unvollständig oder nicht gespeichert.
Lösung: Fülle alle Felder aus und klicke erneut auf Save. Problem: Anrufe werden nicht korrekt weitergeleitet
Ursache: Ungültiges Telefonnummernformat oder falsche Konfiguration ausgewählt.
Lösung: Stelle sicher, dass die Telefonnummer den internationalen Ländercode enthält und dass die Konfiguration als Selected angezeigt wird.

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Zusammenfassung

Deine KI-Agenten können Anrufende jetzt ohne Unterbrechung direkt zur passenden Person oder Abteilung weiterleiten. Dieses Setup verbessert die Effizienz, sorgt für eine konsistente Anrufbearbeitung und bietet Kundinnen und Kunden ein nahtloses Erlebnis.