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Überblick

Kampagnen in Callin.io ermöglichen es dir, ausgehende Kommunikation in großem Maßstab zu automatisieren. Sie kombinieren KI-Agenten, Kontaktlisten und Zeitplanlogik, damit deine Agenten große Anrufvolumina natürlich und effizient abwickeln können. Eine Kampagne besteht aus drei zentralen Elementen:
  • KI-Agent – die konfigurierte Stimme, die die Anrufe ausführt.
  • Kontaktliste – stammt aus deinem Bereich Contacts oder wird per CSV importiert.
  • Ausführungsplan – legt fest, wann und wie die Kampagne läuft (sofortiger Start oder geplantes Zeitfenster).
Durch die Kombination dieser Komponenten kannst du groß angelegte, personalisierte Outreach-Operationen aufbauen — von Lead-Generierung und Erinnerungen bis hin zu Umfragen und Kunden-Follow-ups.

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Bevor du beginnst

Kampagnen hängen von Daten und Konfigurationen aus anderen Bereichen deines Callin.io-Workspaces ab:
  • Stelle sicher, dass deine Contacts korrekt hochgeladen und validiert sind.
  • Halte mindestens einen KI-Agenten bereit, mit getestetem Prompt und Voice-Setup.
  • Prüfe deine Zeitzone und Zeitplan-Einstellungen, damit Kampagnen korrekt getimt werden.
Jede Kampagne kann Hunderte oder Tausende Kontakte anrufen — der Erfolg hängt jedoch von gut vorbereiteten Daten und klaren KI-Gesprächsabläufen ab.

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Schritte

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1. Kampagnen öffnen

Gehe in der linken Seitenleiste zu Campaigns. Dort findest du zwei Haupt-Tabs:
  • Campaigns: listet alle aktiven, geplanten und abgeschlossenen Kampagnen auf.
  • Campaigns Analytics: zeigt visuelle Reports mit Kennzahlen wie Gesamtanzahl der Anrufe, Anrufdauer und Terminen.
Jede Kampagnenkarte enthält:
  • Kampagnenname
  • Zugewiesener KI-Agent
  • Aktueller Status (z. B. Completed, In Progress, Scheduled)
Klicke auf View, um Details anzusehen, oder auf + Create Campaign, um eine neue Kampagne zu erstellen.

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2. Eine neue Kampagne erstellen

Klicke auf + Create Campaign und fülle dann das Setup-Formular aus:
  • Campaign Name: Wähle einen klaren, aussagekräftigen Titel.
  • AI Agent: Wähle den Agenten aus, der die Anrufe tätigen soll.
  • Select Contacts: Wähle eine bestehende Kontaktliste oder lade eine neue CSV-Datei hoch.
Wenn du eine Datei hochlädst, achte darauf:
  1. Ordne deine Spalten korrekt den Feldern Phone, Name und Email zu.
  2. Lege ein Default-Land fest, wenn deinen Telefonnummern das +-Präfix fehlt.
  3. Prüfe die Datenvorschau und validiere sie, bevor du den Import bestätigst.
Nach dem Import oder der Auswahl wird deine Kontaktliste Teil der Kampagnenkonfiguration.

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3. Kontakte auswählen und verwalten

Nachdem du die Basics eingerichtet hast, überprüfe deine Kontaktliste im Kampagnen-Editor:
  • Setze ein Häkchen neben jedem Kontakt, den du einschließen möchtest.
  • Nutze gespeicherte Datenfelder wie name, email oder phone number im Prompt deines KI-Agenten über dynamische Variablen wie name oder email.
Jede Variable zieht die echten Daten dynamisch aus deinen Kontakten, wodurch personalisierte KI-Anrufe ohne manuelle Bearbeitung möglich werden.

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4. Startmethode auswählen

Du hast zwei Möglichkeiten, deine Kampagne zu starten:
  • Launch Now: Die Kampagne startet sofort. Der KI-Agent kontaktiert die ausgewählten Kontakte nacheinander.
  • Schedule for Later: Wähle eine konkrete Start- und Endzeit und definiere die Zeitzone.
Zeitplanung ist ideal für zeitkritische Abläufe — zum Beispiel, um Anrufe während lokaler Geschäftszeiten oder in bestimmten Follow-up-Fenstern zu platzieren. Nach dem Konfigurieren klicke auf Launch oder Schedule, um zu bestätigen.

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5. Performance analysieren

Sobald deine Kampagne läuft oder abgeschlossen ist, öffne den Tab Campaigns Analytics, um Kennzahlen zu überwachen. Du siehst:
  • Total Appointments: Anzahl der erfolgreich gebuchten Termine.
  • Total Calls: Gesamtanzahl der Anrufe, die deine Agenten getätigt haben.
  • Average Call Duration: Durchschnittliche Gesprächsdauer.
  • AMD Detection Rate: Anteil der Anrufe, die einen Anrufbeantworter erreicht haben.
Außerdem findest du grafische Auswertungen wie:
  • Connected Calls Volume Over Time – hilft, Engagement-Spitzen zu erkennen.
  • Appointments by Hour – visualisiert, wann Konversionen stattfinden.
  • Call Outcomes & Key Metrics – zeigt die Verteilung zwischen abgeschlossenen, verpassten oder fehlgeschlagenen Anrufen.
Diese Analysen werden nach Abschluss jeder Kampagne automatisch aktualisiert, sodass du die Wirksamkeit messen und deine Strategie optimieren kannst.

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6. Warum Kampagnen wichtig sind

Kampagnen ermöglichen es dir, Automatisierung, Personalisierung und Skalierbarkeit in einem Workflow zu kombinieren. Sie bieten:
  • Skalierung: Erreiche Hunderte oder Tausende Personen automatisch.
  • Automatisierung: Kein manuelles Wählen; KI übernimmt repetitive Kommunikation.
  • Personalisierung: Jeder Anruf wirkt individuell, da kontaktbezogene Daten referenziert werden.
  • Analysen: Gewinne verwertbare Erkenntnisse aus jedem Anruf und jeder Konversion.
Nutze Kampagnen, um Follow-ups, Erinnerungen, Lead-Generierung oder Kundenfeedback-Erfassung zu automatisieren — und dabei ein menschlich wirkendes Engagement aufrechtzuerhalten.

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Fehlerbehebung

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Keine Kontakte verfügbar

  • Ursache: Es wurden keine Kontakte hochgeladen oder ausgewählt.
  • Lösung: Gehe zu Contacts und importiere oder füge Kontakte hinzu, bevor du die Kampagne startest.

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Kampagne startet nicht

  • Ursache: Fehlende Konfiguration, z. B. kein Agent zugewiesen oder keine Kontakte ausgewählt.
  • Lösung: Stelle sicher, dass sowohl ein KI-Agent als auch mindestens ein Kontakt enthalten sind, bevor du startest.

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Keine Analytics-Daten

  • Ursache: Kampagnendaten werden noch verarbeitet oder die Kampagne ist noch nicht abgeschlossen.
  • Lösung: Warte nach Abschluss ein paar Minuten; Analytics werden automatisch aktualisiert, sobald die Ergebnisse final sind.

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Falsche Zeitzone oder Zeitplan

  • Ursache: Die Kampagnen-Zeitzone ist nicht korrekt eingestellt.
  • Lösung: Prüfe die Zeitzonen-Einstellungen vor dem Planen, damit die lokale Zeit stimmt.

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Abschlusshinweis

Kampagnen in Callin.io verwandeln deine KI-Agenten in skalierbare Kommunikationssysteme. Durch die Kombination aus Automatisierung und intelligentem Gesprächsdesign ermöglichen sie Outreach, der effizient, datengetrieben und persönlich ist. Sobald deine Kampagne eingerichtet ist, können deine Agenten automatisch echte Personen erreichen, Ergebnisse erfassen und sich über Analytics kontinuierlich verbessern — damit dein Unternehmen konsistentes, bedeutungsvolles Engagement in großem Maßstab aufrechterhält.