Tools erstellen

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Überblick

Tools (Webhooks) ermöglichen es deinem Callin-Agent, sich in Echtzeit mit externen Systemen zu verbinden, während er mit einem Nutzer spricht. Einfach gesagt: Ein Tool ist eine automatische Aktion, die der Agent ausführen kann, um Informationen an ein anderes System (z. B. dein CRM) zu senden oder dort abzufragen, ohne das Gespräch zu unterbrechen. Mit einem Tool kann dein Agent:

• Daten senden, die der Nutzer während des Anrufs nennt (z. B.: Name, E-Mail, Telefon, Anliegen).
• Daten abfragen aus einem externen System (z. B.: Status, Verfügbarkeit, Verifizierung).
• Automatisierungen auslösen in externen Plattformen (CRM, Tickets, Messaging, Workflows usw.).

In Callin folgt die korrekte Funktionsweise immer dieser Reihenfolge:

1. Tool erstellen im Bereich Tools.
2. Tool dem Agent zuweisen in AI Agents.
3. Im Feld Conversation Prompt festlegen, wann es ausgeführt werden soll und was der Agent mit dem Ergebnis tun muss.

Wenn einer dieser 3 Schritte fehlt, wird das Tool nicht wie erwartet ausgeführt.

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Bevor du startest (Konzepte in 60 Sekunden)

• Tool: Verbindung, damit der Agent mit einem anderen System „sprechen“ kann (z. B. einem CRM).
• URL: die Adresse, an die Callin die Anfrage sendet.
• GET: wird verwendet, um Informationen abzufragen („Gibt es diesen Kontakt?“).
• POST: wird verwendet, um Informationen zu senden („Erstelle diesen Lead mit diesen Daten.“).
• Body parameters: die Daten, die der Agent sendet (E-Mail, Telefon, Name usw.).
• Required: Pflichtfelder. Fehlt ein Feld, kann das Ergebnis unvollständig sein oder der Ablauf fehlschlagen.

Wenn dein Nutzer nicht technisch ist, merke dir diese Idee: Das Tool stellt die Verbindung her, und der Conversation Prompt entscheidet, wann es genutzt wird und mit welchen Daten.

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Schritt 1 — Tool erstellen (Webhook)

So erstellst du ein Tool in Callin:

1. Öffne Tools im Callin-Dashboard.
2. Klicke auf + Add Tool.
3. Fülle die wichtigsten Felder aus:

• Name
  Verwende einen kurzen, klaren, stabilen Namen. Empfehlung: Verb + Ziel.
  Beispiele: crm-kontakt-pruefen, crm-lead-erstellen, registrierungslink-senden.
• Description
  Erkläre wofür es ist und vor allem wann es genutzt werden soll (zu welchem Zeitpunkt im Anruf).
  Beispiel: „Prüfe, ob der Kontakt im CRM existiert, erst nachdem E-Mail und Telefon bestätigt wurden.“
• Method
  • Nutze GET, wenn du Informationen abfragen willst.
  • Nutze POST, wenn du Informationen senden willst (am häufigsten, wenn der Agent Daten sammelt und sendet).
• URL
  Füge die HTTPS-URL deiner API oder den Webhook deiner externen Plattform ein.

Stelle sicher, dass die URL HTTPS ist und öffentlich erreichbar. Wenn der Endpoint nicht erreichbar ist, funktioniert das Tool nicht.

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„Body parameters“ konfigurieren (wenn du POST nutzt)

Wenn dein Tool Informationen sendet (POST), definiere genau, welche Daten gesendet werden:

1. Gehe zu Body parameters.
2. Klicke auf Add property.
3. Konfiguriere jedes Feld:

• Type: der Datentyp (Text, Zahl, Wahr/Falsch usw.).
• Identifier: der exakte Feldname, den dein Endpoint erwartet (z. B.: email, telefon, voller_name).
• Required: aktiviere es, wenn das Feld ein Pflichtfeld ist.
• Description: erkläre, was es bedeutet und welches Format erwartet wird (z. B.: „Telefon im internationalen Format“ oder „Gültige E-Mail-Adresse“).

Praktische Empfehlung: Wenn du ein Feld als Required markierst, muss dein Agent (über den Conversation Prompt) verpflichtet sein, es abzufragen und zu bestätigen, bevor das Tool ausgeführt wird. Sonst erhält der Webhook unvollständige Daten oder der Ablauf schlägt fehl.

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Header und Authentifizierung (falls erforderlich)

Wenn dein Endpoint Authentifizierung benötigt (z. B. Token oder Key), musst du sie exakt nach den Anforderungen deiner API konfigurieren (welche Header und welche Werte).

4. Klicke auf Save, um das Tool zu speichern.

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Schritt 2 — Tool einem Agent zuweisen

Das Erstellen des Tools reicht nicht. Du musst es dem Agent zuweisen:

1. Gehe zu AI Agents.
2. Wähle den Agent aus, den du konfigurieren möchtest.
3. Scrolle im Agent-Editor zum Bereich Tools.
4. Klicke auf + Add Tool.
5. Wähle das Tool aus und speichere.

Schnellprüfung:
Wenn das Tool in der Liste des Agents erscheint, ist es korrekt zugewiesen. Wenn es nicht erscheint, kann der Agent es nicht ausführen.

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Schritt 3 — Festlegen, wie das Tool im „Conversation Prompt“ genutzt wird

Das ist der wichtigste Schritt. Der Agent führt das Tool nur aus, wenn der Conversation Prompt klar vorgibt:

• Welche Daten er sammeln muss, bevor er es ausführt (Pflichtfelder).
• Wie diese Daten bestätigt werden (um Fehler zu reduzieren).
• Wann er es ausführen soll (exakter Zeitpunkt im Anruf).
• Was er direkt danach sagen soll (inkl. exakter Formulierungen, wenn dein Prozess das erfordert).
• Was er NICHT tun darf (um Abläufe nicht zu vermischen oder zu früh zu handeln).

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Schlüsselregel (für nicht-technische Nutzer)

Wenn du dem Agent nicht sagst „wann“ und „unter welchen Bedingungen“ er das Tool nutzen soll, kann der Agent:

• es zu früh ausführen,
• es mit unvollständigen Daten ausführen,
• oder es gar nicht ausführen.

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Beispiel 1 — In Echtzeit mit einem CRM verbinden (Abfrage + Erstellung)

Dieses Beispiel deckt einen sehr häufigen Fall ab: Der Agent spricht mit einem Nutzer und prüft bevor es weitergeht, ob der Kontakt bereits im CRM existiert. Wenn nicht, erstellt er einen Lead und setzt das Gespräch fort.

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Tools in diesem Beispiel

Tool 1: CRM_Kontakt_Abfragen
Ziel: prüfen, ob der Kontakt bereits im CRM existiert.
Wann nutzen: direkt nach Bestätigung von E-Mail + Telefon.
Erwartetes Ergebnis: „gefunden / nicht gefunden“ und, falls gefunden, Basisdaten (z. B.: Name und Status). Tool 2: CRM_Lead_Erstellen
Ziel: einen Lead erstellen, wenn der Kontakt nicht existiert.
Wann nutzen: nur wenn die vorherige Abfrage „nicht gefunden“ zurückgibt.
Empfohlene Mindestdaten: Name, E-Mail, Telefon, Anliegen.

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Bedingungen für die Tool-Ausführung (sehr wichtig)

• Der Agent darf kein Tool ausführen, bis:
  • die E-Mail bestätigt ist (wiederholt und vom Nutzer bestätigt),
  • und das Telefon bestätigt ist (wiederholt und vom Nutzer bestätigt).
• Wenn der Nutzer zögert oder etwas korrigiert, muss der Agent es aktualisieren und erneut bestätigen, bevor es weitergeht.

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Was in den Conversation Prompt schreiben (erfunden und leicht anpassbar)

Ziel des Ablaufs:\

1. Basisdaten sammeln → 2) Bestätigen → 3) CRM abfragen → 4) Wenn nicht gefunden, Lead erstellen → 5) Gespräch fortsetzen.

Klare Anweisungen an den Agent (Beispiel):

• Sammle und bestätige während des Anrufs:
  • Vor- und Nachname
  • E-Mail
  • Telefon
  • Anliegen (ein kurzer Satz)
• Zum Bestätigen:
  • Wiederhole die E-Mail und frage: „Ist das korrekt?“
  • Wiederhole das Telefon und frage: „Ist das korrekt?“
• Erst wenn E-Mail und Telefon bestätigt sind:
  • Führe CRM_Kontakt_Abfragen aus.
• Wenn das Ergebnis zeigt, dass der Kontakt existiert:
  • Sage: „Perfekt, ich sehe deinen Datensatz bereits. Lass uns weitermachen.“
  • Erfinde keine Details. Wenn der Status in der Antwort enthalten ist, darfst du ihn neutral erwähnen.
• Wenn das Ergebnis zeigt, dass der Kontakt nicht existiert:
  • Sage: „Perfekt, ich finde dich noch nicht. Ich registriere dich jetzt und wir machen weiter.“
  • Führe CRM_Lead_Erstellen mit den bestätigten Daten aus.
  • Danach bestätige: „Erledigt, du bist jetzt registriert. Lass uns mit dem nächsten Schritt weitermachen.“
• Wenn das Tool fehlschlägt oder keine Antwort liefert:
  • Keine technischen Details nennen.
  • Sage: „Ich konnte das gerade nicht prüfen. Wir machen weiter, und wenn nötig schauen wir am Ende noch einmal drauf.“
  • Tools nicht in einer Schleife wiederholen.

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So sieht das im Anruf aus (Beispiel-Dialog)

Agent: „Perfekt. Um dir zu helfen, brauche ich kurz ein paar Angaben. Wie ist dein Vor- und Nachname?“
Nutzer: „Laura Martin.“
Agent: „Danke, Laura. Wie lautet deine E-Mail?“
Nutzer: „laura.martin@beispiel.com“
Agent: „Perfekt. Ich habe verstanden: laura punkt martin at beispiel punkt com. Ist das korrekt?“
Nutzer: „Ja.“
Agent: „Super. Wie lautet deine Telefonnummer?“
Nutzer: „Sechs sechs fünf, eins zwei drei, vier fünf sechs.“
Agent: „Perfekt. Ich bestätige die Nummer: 665 123 456. Ist das korrekt?“
Nutzer: „Ja.“
Agent: „Danke. Eine letzte Frage: In einem Satz — worum geht es bei deinem Anruf?“
Nutzer: „Ich möchte Informationen zu den Plänen.“
Agent: „Perfekt. Ich prüfe kurz, ob du bereits registriert bist, dann machen wir weiter.“ (Der Agent führt CRM_Kontakt_Abfragen aus)

• Wenn gefunden:
  Agent: „Perfekt, ich sehe deinen Datensatz bereits. Lass uns mit den Informationen zu den Plänen weitermachen.“
• Wenn nicht gefunden:
  Agent: „Perfekt, ich finde dich noch nicht. Ich registriere dich jetzt und wir machen weiter.“

(Der Agent führt CRM_Lead_Erstellen aus) Agent: „Erledigt, du bist jetzt registriert. Jetzt gehen wir die Informationen zu den Plänen durch.“

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Sicherheitsregeln für den Ablauf (um Fehler zu vermeiden)

• Keine Tools mit unbestätigten Daten ausführen.
• Keine CRM-Ergebnisse erfinden: nur verwenden, was in der Antwort zurückkommt.
• Bei Fehlern nicht mehrfach versuchen: weitermachen und später anbieten zu prüfen.
• Abläufe nicht vermischen: zuerst CRM (prüfen/erstellen), danach der restliche Prozess.

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Beispiel 2 — Links zum richtigen Zeitpunkt senden (während des Anrufs und am Ende)

Unten findest du ein vollständiges (erfundenes) Beispiel mit zwei Tools: ein Hauptlink während des Anrufs und ein Zugangslink am Ende. Tool 1: Registrierungslink_Senden (Link A)
Ziel: den Hauptlink senden, über den der Nutzer den gesamten Hauptprozess abschließt.
Wann nutzen: während des Anrufs, nur wenn der Nutzer klar bestätigt, dass er fortfahren möchte, und E-Mail + Telefon bestätigt sind. Link A enthält (im Link selbst):

1. Erstregistrierung (Pflichtangaben)
2. Verifizierung/Bestätigung der Informationen
3. Auswahl eines Plans oder einer Option
4. Zahlung einrichten (falls erforderlich)
5. Bedingungen akzeptieren oder unterschreiben (falls erforderlich)
6. Dokumente hochladen (falls erforderlich)
7. Endbestätigung

Bedingungen für „Registrierungslink_Senden“:

• Der Nutzer sagt klar, dass er fortfahren möchte.
• Die E-Mail ist bestätigt (wiederholt und bestätigt).
• Das Telefon ist bestätigt (wiederholt und bestätigt).

Exakter Satz nach dem Senden von Link A (erfundenes Beispiel):

„Öffne den Link, den wir dir gerade gesendet haben, und scrolle bis zum Abschnitt ‚Erstregistrierung‘. Fülle deine Daten aus und sag mir Bescheid, wenn du bereit bist weiterzumachen.“

Regeln während des Anrufs (sehr wichtig):

• Bitte den Nutzer nicht, Link A zu verlassen, um Schritte woanders zu erledigen.
• Bitte ihn nicht, sich in ein separates Portal einzuloggen, während er den Hauptprozess ausfüllt.
• Führe den Nutzer Schritt für Schritt — immer von dem Punkt aus, an dem er gerade ist.

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Tool 2: Portal_Link_Senden (Link B)
Ziel: den sicheren Portal-Zugangslink senden, damit der Nutzer später den Fortschritt prüfen kann.
Wann nutzen: ausschließlich am Ende des Anrufs. Exakte Sätze nach dem Senden von Link B (erfundenes Beispiel):

„Hier ist der Link, um auf dein sicheres Portal zuzugreifen.“
„Wir haben dir außerdem E-Mails mit deinen Zugangsdaten geschickt.“
„Wenn du sie nicht findest, nutze die Suche in deinem E-Mail-Postfach und gib unseren Firmennamen ein.“

Abschluss (erfundenes Beispiel):

„Danke für deine Zeit. Wenn du bei irgendeinem Schritt Hilfe brauchst, sind wir gerne für dich da.“

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Schritt 4 — Tool testen, bevor du es produktiv nutzt

Bevor du das Tool mit Kunden nutzt, überprüfe:

• Die Anfrage wird erfolgreich ausgeführt.
• Die Felder kommen mit dem erwarteten Namen an (Identifier).
• Die Pflichtfelder (Required) sind immer vorhanden.
• Der Endpoint antwortet schnell und konsistent.

Eine gute Praxis ist, den Webhook zuerst mit einer temporären Inspektions-URL zu testen (um zu sehen, was ankommt) und danach mit deinem echten Endpoint.

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Schnelle Checkliste (30 Sekunden)

• Das Tool ist erstellt und in Tools gespeichert.
• Das Tool ist dem Agent zugewiesen in AI Agents > dein Agent > Tools.
• Der Conversation Prompt definiert klar:
  • welche Daten abgefragt werden,
  • wie sie bestätigt werden,
  • wann das Tool ausgeführt wird,
  • und was direkt danach gesagt wird.

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Häufige Fehler und wie du sie behebst

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Abschlusstipp

Für ein stabiles Ergebnis:

• Starte mit einem einfachen Tool.
• Definiere am Anfang nur wenige Pflichtfelder.
• Sei im Conversation Prompt explizit bei:
  • Ausführungsbedingungen,
  • Ablauf-Reihenfolge,
  • exakten Formulierungen (falls nötig),
  • und Verboten (was der Agent nicht tun darf).