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Video-Anleitung

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Bevor du startest

Bevor du losklickst, stelle sicher, dass du die wichtigsten Voraussetzungen erfüllst, damit alles beim ersten Versuch funktioniert:
  • Ein Callin-Konto mit Berechtigung, auf Actions zuzugreifen und AI Agents zu bearbeiten (wenn du sie nicht siehst, prüfe Roles & permissions).
  • Ein Google-Konto mit Zugriff auf den Kalender, in dem Termine erstellt werden sollen.
  • Pop-ups im Browser aktiviert (Google öffnet ein separates Autorisierungsfenster).
  • Starke Empfehlung: Bestätige die Timezone deines Agenten. Callin warnt davor, weil nicht übereinstimmende Zeitzonen Terminzeiten verschieben können (siehe Timezones).

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Schritt 1: Zu „Actions“ gehen und Google Calendar öffnen

  1. Klicke im linken Menü von Callin auf Actions.
  2. Du siehst Integrationskarten (Google Calendar, GoHighLevel, Zoho, usw.).
  3. Klicke bei Google Calendar auf Connect (oder öffne es und nutze Connect Google Account).
Tipp: Wenn du bereits ein Konto verbunden hast, aber keine neuen Kalender siehst, nutze Sync, um zu aktualisieren, worauf Callin zugreifen kann.

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Schritt 2: Dein Google-Konto verbinden (Login + Berechtigungen)

Callin leitet dich durch den Autorisierungsprozess von Google:
  1. Wähle das Google-Konto aus, das du verbinden möchtest.
  2. Du siehst eine Bestätigungsseite wie „You’re signing in again to Callin/AI Calls.“ Klicke auf Continue.
  3. Bestätige die Berechtigungen, die Google anfordert, damit Callin deinen Kalender lesen und Events erstellen kann, wenn der Agent bucht.
Wenn du zu Callin zurückkehrst, solltest du dein verbundenes Google-Konto in den Google-Calendar-Einstellungen sehen. Warnung: Wenn du das „falsche“ Google-Konto verbindest, wirkt es so, als gäbe es „keine Kalender“. Das ist kein Bug — du bist nur im falschen Konto. Trenne die Verbindung und wiederhole den Vorgang mit dem richtigen Konto.

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Schritt 3: Den richtigen Kalender in Callin auswählen

Unter Actions → Google Calendar siehst du:
  • Links: das verbundene Konto und verfügbare Kalender
  • Rechts: Event Templates
  1. Klicke auf den Kalender, in dem Buchungen erstellt werden sollen (zum Beispiel deinen Hauptkalender oder einen dedizierten Sales-Kalender).
  2. Schau in das rechte Panel: Dort erstellst du Templates, die dein Agent beim Buchen verwendet.
Wichtig: Callin unterstützt mehrere Templates pro Kalender, und du kannst Templates aus verschiedenen Kalendern unterschiedlichen Agenten zuweisen (siehe Booking templates).

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Schritt 4: Dein erstes „Event Template“ erstellen (dein Termin-Bauplan)

Ein Template ist die „Form“ für Termine: Name, Beschreibung, Dauer, Erinnerung und verfügbare Zeiten.
  1. Klicke unter Event Templates auf Create Event Template.
  2. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit Name und Description (erforderlich).
Hier sind direkt verwendbare Beispiele, die du kopieren und anpassen kannst: Name: Intro-Erstgespräch (15 Min) Description: Ein kurzes Gespräch, um deine Situation zu verstehen und den nächsten Schritt zu empfehlen.
Wenn du neu planen musst, antworte auf diese Nachricht und wir helfen dir. Konfiguriere die typischen Einstellungen:
  • Slot Duration: Wie lange jede Buchung dauert (z. B. 30 Minuten).
  • Reminder Minutes: Wie viele Minuten vorher die Erinnerung gesendet wird (z. B. 15).
  • Reminder Type: Zum Beispiel Email.
  • Allow Event Overlap: Ob sich Buchungen überschneiden dürfen (meist „No“, um Doppelbuchungen zu verhindern).
Scrolle zu Working Hours und definiere, wann der Agent Termine anbieten darf:
  • Verfügbare Tage auswählen (z. B. Mon–Fri).
  • Zeitfenster festlegen (z. B. 09:00–17:00).
  • Wochenenden als Unavailable lassen, wenn du keine Meetings annimmst.
  1. Klicke auf Save.
Du siehst das Template jetzt in der Liste mit einer kurzen Zusammenfassung (Dauer, Erinnerung, usw.). Praktischer Tipp: Erstelle getrennte Templates pro Terminart (z. B. Demo 30 Min, Support 15 Min, Follow-up 10 Min). So bucht der Agent immer das passende Format.

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Schritt 5: Das Template an einen Agenten anhängen (Call Actions)

Jetzt aktivierst du die Buchungsfunktion für einen Agenten.
  1. Gehe zu AI Agents.
  2. Öffne den gewünschten Agenten (klicke auf den Namen oder auf edit).
  3. Klicke oben auf den Tab Call Action.
  4. Aktiviere Schedule Appointment on Google Calendar.
  5. Sobald du es aktivierst, zeigt Callin ein Konfigurationsfenster, in dem du auswählst:
    • Das verbundene Konto/den Kalender
    • Das Event Template (das du gerade erstellt hast)
  6. Wähle das richtige Template aus und speichere.
Wenn du Hilfe brauchst, wie der Agent natürlich nach Datum/Uhrzeit fragen soll, siehe Agent prompts und Conversation flows.

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Optional: Erweiterte Einrichtung

Sobald die Basics funktionieren, helfen dir diese Optionen, sauber zu skalieren:
  • Mehrere Templates pro Kalender: Erstelle pro Terminart ein Template und weise jedes unterschiedlichen Agenten (oder Teams) zu.
  • Mehrere Kalender: Trenne Sales und Support und hänge jeden Kalender an die passenden Agenten.
  • Sync nach Änderungen: Wenn du neue Kalender in Google erstellt oder Zugriffe geändert hast, nutze Sync in Callins Google-Calendar-Seite.
  • Zeitzonen: Wenn dein Team über Länder hinweg arbeitet, halte die Agent-Timezone mit der Kalender-Timezone synchron (siehe Timezones).

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Häufige Probleme und Lösungen

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„Meine Kalender werden nicht angezeigt“

Meistens: Du hast ein anderes Google-Konto verbunden oder Berechtigungen fehlen. Trenne die Verbindung, verbinde dich mit dem richtigen Konto erneut und klicke dann auf Sync.

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„Ich habe ein Template erstellt, aber es erscheint nicht beim Agenten“

Stelle sicher, dass du es unter dem richtigen Kalender (linkes Panel) erstellt hast. Öffne dann die Schedule Appointment-Konfiguration des Agenten erneut.

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„Termine werden zur falschen Uhrzeit erstellt“

In der Regel liegt ein Zeitzonen-Mismatch zwischen Agent und Kalender vor. Korrigiere die Agent-Timezone oder nutze einen Kalender mit derselben Zeitzone (siehe Timezones).

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„Google autorisiert nicht / leerer Bildschirm“

Prüfe Pop-up-Blocker, Privacy-Extensions oder nutze ein Inkognito-Fenster.

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„Buchungen überschneiden sich“

Prüfe Allow Event Overlap im Template und deaktiviere es, wenn du keine Doppelbuchungen möchtest.

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Abschließender Motivations-Teil

Fertig! Dein Google Calendar ist verbunden und dein Agent kann nun Termine automatisch buchen — innerhalb der Working Hours, mit der richtigen Dauer und den passenden Erinnerungen. Als Nächstes: Erstelle 2–3 Templates pro Use Case und verteile sie auf deine Agenten, damit jeder Anruf mit einem perfekt geplanten nächsten Schritt endet.