Crea contatti

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Panoramica

La sezione Contacts in Callin.io è il luogo in cui archivi, gestisci e organizzi tutte le persone che i tuoi agenti IA possono contattare — inclusi clienti, lead o persino utenti interni di test. Ogni voce in questa sezione funge da punto di riferimento per interazioni future, consentendo ai tuoi agenti di effettuare chiamate personalizzate, automatizzate o dirette utilizzando dati dinamici. I contatti svolgono tre ruoli essenziali nell’ecosistema Callin.io:

• Chiamate dirette: ti consente di selezionare una o più persone e avviare chiamate immediatamente usando qualsiasi agente IA.
• Campagne: i contatti fungono da dati sorgente per workflow di outreach automatizzati, permettendo comunicazioni di massa senza chiamate manuali.
• Variabili dinamiche: informazioni come nome, email o orario di un appuntamento possono essere inserite dinamicamente nei prompt per personalizzare le conversazioni.

Quando l’agente IA viene eseguito, name e hour si compileranno automaticamente con le informazioni specifiche di ciascun contatto. Questo meccanismo consente a Callin.io di offrire conversazioni personalizzate e naturali su larga scala.

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Prima di iniziare

Prima di creare o importare contatti, è importante capire come si integrano nel tuo sistema complessivo:

• I contatti sono archiviati centralmente e utilizzati in diversi strumenti come Telephony → Contacts e Campaigns.
• Ogni record contatto contiene almeno un campo obbligatorio — il Phone Number — che funge da identificatore univoco per le chiamate.
• Puoi arricchire i contatti con campi opzionali come Name ed Email, che diventano utilizzabili come variabili nei prompt.
• I dati dei contatti importati vengono validati automaticamente per prevenire duplicati ed errori di formattazione.

Mantenere una lista contatti pulita e strutturata garantisce un’esecuzione delle campagne più fluida, analisi migliori e prestazioni degli agenti più naturali.

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Passaggi

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1. Aprire la sezione Contacts

Per iniziare a gestire i contatti, vai su Telephony → Contacts dalla barra laterale sinistra. Troverai una tabella dinamica che elenca i contatti esistenti con colonne per:

• Name — il nome completo della persona.
• Phone Number — deve includere il prefisso paese in formato internazionale.
• Email — opzionale, ma utile per la verifica o per automazioni di follow-up.

Da questa vista puoi:

• Aggiungere nuovi contatti singolarmente.
• Caricare una lista di contatti tramite file CSV.
• Modificare i dettagli dei contatti esistenti.
• Eliminare i contatti selezionati.
• Esportare la lista contatti per backup o migrazione dati.

L’interfaccia supporta sia la gestione di singole voci sia le azioni in blocco, permettendoti di gestire database grandi in modo efficiente.

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2. Aggiungere un contatto manualmente

La creazione manuale è utile per testare o aggiungere un piccolo numero di contatti.

1. Clicca + Add Contact.
2. Inserisci i dettagli richiesti:
   • Name: il nome della persona (es. Laura Perez).
   • Phone Number: obbligatorio. Usa il formato internazionale completo (es. +15551234567).
   • Email: opzionale ma consigliato per un engagement multicanale.
3. Clicca Save Contact per salvarlo.

Il contatto appena aggiunto apparirà subito nella tabella. Ora puoi assegnarlo a un agente o includerlo in una campagna.

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3. Caricare contatti con un file CSV

Se devi importare più contatti contemporaneamente, puoi caricarli con un file CSV formattato correttamente. Questo metodo è ideale per dataset grandi come liste di lead, export da CRM o record clienti esistenti. Segui questi passaggi:

1. Clicca Upload CSV.
2. Scegli il file dal tuo dispositivo.
3. Mappa le colonne del CSV ai campi corrispondenti di Callin.io:
   • Phone (required) — usato come identificatore univoco.
   • Name — assicura che gli agenti possano salutare i clienti per nome.
   • Email (optional) — utile per messaggi personalizzati o follow-up.
4. Se i numeri non includono il segno “+” o il prefisso paese, seleziona un default country dal menu a tendina.
5. Clicca Continue per visualizzare l’anteprima della mappatura e verificare che i dati siano allineati al formato di Callin.io.
6. Dopo la validazione, clicca Confirm per finalizzare l’import.

Suggerimento: puoi scaricare un sample CSV template dalla schermata di upload. Questo aiuta a garantire che intestazioni e formattazione rispettino i requisiti di Callin.io.

Validazione e comportamento di import:

• Il sistema controlla automaticamente i duplicati in base al numero di telefono.
• I record senza un numero di telefono valido vengono saltati.
• Gli errori vengono mostrati con numeri di riga specifici, così puoi correggere e ricaricare facilmente.

Questa validazione assicura che i dati dei contatti rimangano puliti e coerenti.

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4. Usare i contatti con gli agenti

La tua lista contatti è collegata direttamente ai tuoi agenti IA, consentendo outreach rapido e test in tempo reale. In cima alla pagina Contacts, troverai un menu a tendina Select Agent. Segui questi passaggi:

1. Apri Select Agent e scegli quale agente IA deve effettuare le chiamate.
2. Seleziona uno o più contatti usando le checkbox accanto ai nomi.
3. Clicca Call Selected per iniziare a chiamare quei contatti.

L’agente IA selezionato inizierà automaticamente a chiamare ciascun contatto in base al prompt assegnato, al comportamento e alla configurazione vocale. Questo è particolarmente utile per:

• Eseguire chiamate di test rapide per validare gli script.
• Fare follow-up manuali con lead o clienti.
• Condurre outreach mirato senza creare un’intera campagna.

Puoi anche eseguire bulk deletions tramite l’opzione Delete Selected per rimuovere contatti obsoleti o non validi. Il sistema chiederà conferma prima di eliminare dati.

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5. Usare i contatti nelle campagne

Ogni contatto che crei o importi in Callin.io è immediatamente disponibile in Telephony → Campaigns. Puoi raggruppare e segmentare i contatti in base alle tue esigenze, assegnandoli a campagne specifiche o ad agenti IA. L’integrazione con le campagne ti consente di:

• Costruire flussi di chiamata automatizzati usando il tuo database contatti.
• Segmentare le liste per agent, location o purpose.
• Automatizzare sequenze di outreach come promemoria, richieste di feedback o qualificazione lead.
• Tracciare metriche di engagement — ad esempio quanti contatti hanno risposto o prenotato un appuntamento.

Quando lanci una campagna, Callin.io fa riferimento ai tuoi dati contatto in modo dinamico. Ciò significa che qualsiasi aggiornamento nella sezione Contacts (come correzioni di nome o numero) si rifletterà automaticamente in tutte le campagne correlate.

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Perché è importante

Centralizzare i contatti in Callin.io crea un’unica fonte di verità per tutte le tue comunicazioni. Questo garantisce che i tuoi agenti IA abbiano sempre dati accurati e aggiornati per personalizzare ogni chiamata. Vantaggi di una corretta gestione dei contatti:

• Organizzazione: mantieni tutti i clienti e i lead in un database strutturato.
• Automazione: lancia campagne senza ricaricare nuovamente i dati dei contatti.
• Personalizzazione: usa campi dinamici per far sembrare le interazioni umane e rilevanti.
• Scalabilità: gestisci migliaia di record in modo efficiente con azioni in blocco e import CSV.
• Integrità dei dati: la validazione integrata previene duplicati e numeri mal formattati.

Quando il tuo database contatti è ben mantenuto, i tuoi agenti raggiungono più rapidamente le persone giuste, lavorano con maggiore accuratezza e producono risultati di business misurabili.

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Risoluzione dei problemi

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Numero di telefono mancante

• Causa: ogni contatto deve includere un numero valido con prefisso paese.
• Soluzione: rivedi la lista contatti e aggiorna le voci incomplete. Il sistema le segnalerà automaticamente durante l’import.

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Upload CSV fallito

• Causa: la dimensione del file supera 10 MB oppure le colonne non corrispondono alle intestazioni richieste.
• Soluzione: riduci la dimensione del file o verifica che le colonne siano mappate correttamente (Phone, Name, Email). Salva il file in codifica UTF-8 per evitare errori.

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L’agente non chiama

• Causa: nessun agente è stato selezionato prima di cliccare Call Selected.
• Soluzione: assicurati di scegliere un agente IA dal menu a tendina in cima alla pagina prima di avviare la chiamata.

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Contatti duplicati dopo l’import

• Causa: lo stesso numero appare più volte nel CSV.
• Soluzione: usa la validazione duplicati integrata o pulisci i dati prima del caricamento.

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Nota finale

La tua lista contatti è la base di ogni operazione in Callin.io. Una volta configurata correttamente, consente ai tuoi agenti IA di chiamare persone reali, lanciare campagne e personalizzare ogni conversazione in modo fluido. Pensa ai tuoi Contacts come al cuore del tuo workflow IA — ogni interazione, campagna o prompt inizia qui. Mantenere questa sezione aggiornata, validata e organizzata garantisce che i tuoi agenti comunichino sempre in modo rilevante, professionale e naturale.